Советы для бизнеса: лучшие онлайн инструменты для совместной удаленной работы

Самая большая проблема с удаленной работой — это координация со всеми людьми, вовлеченными в проект. Сунуть голову за дверь и задать вопрос коллеге больше не получится. Эти приложения помогут оставаться на связи, чтобы быстро получать ответы.

 

 

1. Slack

 

Slack — это «WhatsApp» в мире бизнеса. Команды используют его для общения в режиме реального времени. Постоянная связь поможет добиться результата. Когда все работают удаленно, нужна надёжная функция онлайн-чата. С помощью Slack легко отправлять прямые сообщения и создавать «каналы» (похожие на групповые чаты) для команд или проектов, а также приглашать нужных людей присоединиться к ним.

 

Slack работает в веб-браузере настольного компьютера. Для смартфона разработано мобильное приложение. Помимо функции чата, Slack интегрируется с другими приложениями и сервисами, включая Dropbox, Google Calendar и Google Drive. Перейти на конференц-связь легко, особенно через внешнюю службу, такую как Google Hangouts или Zoom, либо встроенную в Slack собственную функцию голосовой и видеосвязи.

 

Небольшие команды могут использовать Slack бесплатно. Если нужно больше пользователей или функций, разработаны платные тарифы.

 

 

2. Google Hangouts

 

Google Hangouts — это служба сообщений Google. Общайтесь парами или в группе, обменивайтесь файлами, изображениями и видео в режиме реального времени. И всё, что вам нужно, это учетная запись Google!

 

Многие люди также используют Google Hangouts для видеозвонков и групповых видеоконференций. Услуга полностью бесплатная. Можно использовать прямо в браузере или с помощью приложения для ПК или смартфона.

 

Примечание. Если вы используете Google G Suite, вы заметите, что видеовстречи разделены на два приложения: Hangouts Meet (видеовызовы) и Hangouts Chat (голосовые сообщения). Это просто новые имена, а функции прежние.

 

 

3. Microsoft Teams

 

Microsoft разработала собственную службу бизнес-мессенджеров. Будучи преемником Skype для бизнеса Microsoft Teams создают удобную среду для совместной работы в сети Интернет: онлайн-встречи, мгновенные сообщения, групповые чаты и обмен файлами.

 

 

4. TeamViewer

 

TeamViewer поможет напрямую подключаться к другому компьютеру через Интернет и управлять им удаленно. Разумеется, исключительно с согласия другого пользователя! Так появляется возможность, чтобы получить доступ к компьютеру в офисе или организовать удаленное обслуживание оборудования сотрудником ИТ-отдела. TeamViewer поставляется со встроенным видеовызовом, он будет полезен, если нужно обмениваться большими объемами корпоративных данных.

 

Чтобы использовать TeamViewer, придётся установить программное обеспечение на каждом из компьютеров. Процедура простая и понятная даже чайникам. Введите идентификатор пользователя и пароль на каждом компьютер. TeamViewer готов к работе!

 

 

5. Zoom

 

В отличие от универсальных инструментов коммуникации, таких как Slack, Microsoft Teams и Google Hangouts, Zoom разработан специально для конференц-связи и вебинаров. Используйте Zoom для проведения видеоконференций с высоким разрешением видео, аудиоконференций, вебинаров и чатов.

 

Базовая версия бесплатна, включает в себя неограниченные индивидуальные звонки. Групповые встречи ограничены 40 минутами. Нужно больше времени? Переходите на платные тарифы.

 

Все, кто работают в команде, знают, что успех зависит не только от безупречного общения с коллегами и партнёрами, но от организации совместного доступа к проекту. Каков статус проекта? Кто и за что отвечает? Кто будет работать в следующем проекте? Инструменты управления проектами дают мгновенный обзор для каждого участника, облегчая совместное использование ресурсов и грамотно распределяя рабочую нагрузку.

 

Далее вы узнаете о лучших онлайн-инструментах для организации совместной онлайн-работы. Вы можете удивиться, как же раньше обходились без них!

 

1. Trello

Во многих современных компаниях внешние подрядчики и внутренние сотрудники вместе работают над проектом. Программа Trello лучше всего подходит для организации задач, которые будут видны всем. Как это работает: вы создаете доски (для команд или проектов), затем добавляете задачи (списки) и подзадачи (карточки), а затем добавляете в них членов команды. На карточках Trello можно оставлять комментарии и отмечать других пользователей, загружать файлы, добавлять контрольные списки, ссылаться на документы и прикреплять любые другие цифровые ресурсы, необходимые для работы над проектом.

 

Базовая версия Trello является бесплатной. Если нужны дополнительные функции есть платная версия. Используйте Trello в своем браузере или загрузите мобильное приложение для ПК или смартфона.

 

2. Asana

По аналогии с Trello программа Asana предназначена для управления командными проектами. Для отдельных проектов можно создавать подзадачи и назначать исполнителей. С помощью обзора на доске и графиках удобно отслеживать процесс выполнения проекта и точно знать, как коллеги выполняют свои задачи. Под каждой задачей каждый участник может общаться и обмениваться файлами по этому проекту.

 

Базовая версия Asana бесплатна для 15 участников команды. Для крупных компаний разработаны различные платные тарифы с большим количеством функций.

 

3. Jira

Jira — это инструмент управления проектами, изначально предназначенный для разработки программного обеспечения. Но многие нетехнические отрасли используют инструмент для распределения и организации задач. Программа бережливого управления проектами Jira использует «Что? Кто? Когда?». Как и в случае с предыдущими программами представлен обзор всех задач и проектов, а также статус на доске команды.

 

Jira бесплатна для команд до 10 человек. У платных тарифов стоимость варьируется в зависимости от количества приглашённых пользователей.

 

Если вам не нужен специальный инструмент управления проектами, тогда Google Calendar и Google Tasks являются отличной альтернативой для управления проектами. Эти два сервиса помогут делиться своим графиком и ежедневными задачами с вашей командой.

 

Конечно, вы все еще можете работать в Word или Excel, а затем сохранять файлы на жесткий диск в обычном режиме. Хотя есть более лучший способ, чтобы поделиться данным с другими людьми. Что, если несколько человек хотят работать над документом одновременно? А как вы отправляете большие файлы? Вот в этих случаях облачный онлайн-офис станет идеальным решением для домашнего офиса!

 

Google Drive: совместная работа в онлайн-режиме

Все клиенты Google автоматически получают доступ к Google Диску. Если у вас нет учетной записи, создайте её бесплатно. С помощью Google Диска можно создавать, редактировать, сохранять и обмениваться файлами в Интернете в различных форматах, включая:

• Текстовые документы (Google Docs)
• Таблицы (Google Sheets)
• Презентации (Google Slides)
• Диаграммы (Google Drawings).

Первые 15 ГБ хранилища бесплатны!

 

Решили поделиться документом, перейдите в File> Share, чтобы выбрать, кто может получить доступ к файлу и дать разрешение на просмотр, комментирование или редактирование. Это означает, что несколько членов команды будут совместно работать над одним документом.

 

OneDrive: работа из дома с Microsoft Office 365

Пакет Microsoft Office 365 предлагает множество облачных инструментов для совместной работы. Они помогут вашей команде работать вместе из дома. С OneDrive удобно создавать, редактировать, сохранять и обмениваться файлами в различных форматах, включая:

• Текстовые документы (MS Word)
• Электронные таблицы (MS Excel)
• Презентации (MS PowerPoint)
• Цифровые ноутбуки (OneNote)

И это только основные функции. В Office 365 есть ряд приложений и опций, которые помогут работать продуктивно и с пользой. Потратьте некоторое время на то, чтобы решить, какие приложения и функции будут наиболее полезны для вашей команды.

 

Службы обмена файлами для больших файлов

Когда дело доходит до обмена с другими участниками команды большими изображениями, видео или PDF, пригодятся следующие инструменты:

• Dropbox
• WeTransfer
• Whisply

 

Хотите записать, сколько времени вы тратите на отдельные проекты? Тогда выбирайте различные (и часто бесплатных) инструменты:

• Toggl — бесплатная и простая базовая версия с множеством функций.
• Clockify — бесплатное приложение Time Tracker с красочной панелью управления.
• Clockodo — объёмный инструмент для записи рабочего времени малых и средних компаний. Есть 14-дневная бесплатная пробная версия. Далее использование за плату.

 

Это невозможно обойти, ведь отвлекающих факторов дома гораздо больше. Будь наведение порядка или push-уведомление на вашем ноутбуке. Они на каждом шагу будут отвлекать от работы. Борьба с самодисциплиной, мотивацией и концентрацией? Эти приложения помогут целиком сосредоточиться на проекте.

 

Блокировщик сайта

С помощью Freedom можно временно заблокировать доступ в сеть Интернет или отдельные веб-сайты либо приложения на время работы. Например, переключив свой компьютер на режим «Не беспокоить». Просто выберите, как долго вы хотите, чтобы вас не беспокоили, введите свой пароль и нажмите кнопку. Пробный период для Freedom бесплатный. Если понравится, платные тарифы составляют несколько долларов в месяц.

 

Управление перерывом

Во время работы нужны перерывы. Stretchly и Time Out через регулярные промежутки времени напоминают о перерывах на отдых. Вы самыми выбираете, как часто и как долго будете отдыхать.

 

Фокус на музыке

Домашние офисы полны отвлекающих факторов. Генераторы фоновых звуков Focus @ Will и Noisli используют нейробиологические принципы, чтобы улучшить концентрацию. Просто попробуйте!

 

Плейлисты домашнего офиса

Правильная музыка может изменить ваши чувства, даже когда вы работаете. Получите доступ к сервису потоковой передачи музыки, например Spotify или Amazon, наденьте наушники и включите плейлист, который вам подходит. Вы будете удивлены тем, как много успели сделать.

 

Если вы только что перешли на работу из дома, возможно, вы уже столкнулись с некоторыми повседневными вещами, которые ранее воспринимали как должное в офисе. Вот несколько советов, как направить рабочий день в нужное русло. 

• Создайте здоровую рабочую среду. Самый важный аспект производительной и безопасной рабочей среды — это удобное, эргономичное рабочее место. Если вы уже усовершенствовали свой офис — отлично! В противном случае купите эргономичное офисное кресло. Если нет средств для покупки или недостаточно места для офиса дома, попробуйте использовать подставки для ноутбуков с регулируемой высотой. Они позволяют работать стоя за любым столом. Это маленькие и недорогие устройства по сравнению с новым офисным стулом или письменным столом. Убедитесь, что вы правильно настроили освещение. Возможно, вы не хотите находиться прямо перед окном или, по крайней мере, дайте себе возможность двигаться в течение дня при изменении освещения. Если у вас есть видеозвонки, избегайте яркого света позади. Это сделает ваше лицо тёмным.
• Делайте регулярные перерывы и оставайтесь активным весь день! Перерывы важны и это не обсуждается. Весь день сидеть за компьютером не выходя из дома и ни с кем не разговаривая — это одинаково плохо для продуктивности или настроения. Всегда делайте короткие перерывы и выходите из дома хотя бы раз в день. В идеале, для простых физических упражнений. Если вы пытаетесь решить сложную проблему, тогда удивитесь, как 30-минутная прогулка поможет увидеть вещи более чётко и найти решение.
• Установите рабочее время и чётко соблюдайте рабочий график. Попробуйте сохранить время только для работы. Убедитесь, что все в вашей семье знают, когда вы «на работе», и что они не должны вас беспокоить в это время. Это не всегда легко, особенно если вы делите домашний офис со своими детьми. Если у вас есть партнер или один из родителей, который работает дома, попробуйте чередовать свое рабочее время и четко понимать, когда вы доступны, а когда нет. Это поможет оставаться продуктивным и поддерживать здоровый баланс между работой и личной жизнью в долгосрочной перспективе.
• Знайте, когда взять трубку. Даже со всеми нашими потрясающими онлайн-инструментами иногда лучше просто поговорить. Мы прямо сейчас упускаем обычные человеческие связи. Поэтому разговор по телефону ещё важнее. Телефонный звонок является прямым и личным. Он поможет выдержать вынужденную самоизоляцию и справиться с одиночеством. В большинстве случаев вместо написания длинного и утомительного письма быстрый звонок поможет сэкономить время. Так что поднимите трубку, подключитесь к видеозвонку или запланируйте ежедневную конференцию Zoom со своими коллегами по команде!
• Избегайте случайных сверхурочных. Когда вы работаете из дома, соблазнительно проверять электронную почту вечером или работать немного дольше, чем обычно. Границы между вашей трудовой жизнью и личной жизнью, естественно, более размыты. Просто выключите компьютер в конце рабочего дня и оставьте проект до следующего дня.

 

 

Домашний офис может быть благословением или проклятием. Но с правильными инструментами и достаточной самодисциплиной вы добьётесь больше, чем думаете! Jimdo надеется, что советы для организации домашнего офиса были полезными и несмотря на социальную дистанцию помогли наладить успешную совместную работу.

 

Источник Блог Jimdo

Перевод WaterMillSky

 

 

 

 

 

 

© WaterMillSky 2012-2020