Советы для бизнеса: лучшие онлайн инструменты для совместной удаленной работы

 Jimdo.  Советы для организации коммуникаций при работе в домашнем офисе

Недавно поменяли офис на работу из дома? Некоторые сотрудники, частные предприниматели и самозанятые уже трудятся в домашнем офисе. Но для некоторых из них работа на дому — это совершенно новый опыт! Ведь многие компании временно закрыли свои офисы и перевели часть персонала на удалённую работу. Предприниматели, которые до сих пор ведут свой бизнес исключительно в автономном режиме, вынуждены полностью реорганизовать рабочие процессы.

Лучшие инструменты для совместной онлайн-работы

В этом руководстве вы найдёте все лучшие онлайн-инструменты 2020 года для совместной работы и получите советы, как поднять производительность труда в домашних условиях:

 

 

 

Работайте эффективно из дома, общайтесь со своими коллегами, налаживайте коммуникации с подрядчиками и клиентами, будьте всегда на связи с работодателями.

 

 


ТОП-5 лучших коммуникационных инструментов для бизнеса

Самая большая проблема с удаленной работой — это координация со всеми людьми, вовлеченными в проект. Сунуть голову за дверь и задать вопрос коллеге больше не получится. Эти приложения помогут оставаться на связи, чтобы быстро получать ответы.

 

 

1. Slack

 

Slack — это «WhatsApp» в мире бизнеса. Команды используют его для общения в режиме реального времени. Постоянная связь поможет добиться результата. Когда все работают удаленно, нужна надёжная функция онлайн-чата. С помощью Slack легко отправлять прямые сообщения и создавать «каналы» (похожие на групповые чаты) для команд или проектов, а также приглашать нужных людей присоединиться к ним.

 

Slack работает в веб-браузере настольного компьютера. Для смартфона разработано мобильное приложение. Помимо функции чата, Slack интегрируется с другими приложениями и сервисами, включая Dropbox, Google Calendar и Google Drive. Перейти на конференц-связь легко, особенно через внешнюю службу, такую как Google Hangouts или Zoom, либо встроенную в Slack собственную функцию голосовой и видеосвязи.

 

Небольшие команды могут использовать Slack бесплатно. Если нужно больше пользователей или функций, разработаны платные тарифы.

 

 

2. Google Hangouts

 

Google Hangouts — это служба сообщений Google. Общайтесь парами или в группе, обменивайтесь файлами, изображениями и видео в режиме реального времени. И всё, что вам нужно, это учетная запись Google!

 

Многие люди также используют Google Hangouts для видеозвонков и групповых видеоконференций. Услуга полностью бесплатная. Можно использовать прямо в браузере или с помощью приложения для ПК или смартфона.

 

Примечание. Если вы используете Google G Suite, вы заметите, что видеовстречи разделены на два приложения: Hangouts Meet (видеовызовы) и Hangouts Chat (голосовые сообщения). Это просто новые имена, а функции прежние.

 

 

3. Microsoft Teams

 

Microsoft разработала собственную службу бизнес-мессенджеров. Будучи преемником Skype для бизнеса Microsoft Teams создают удобную среду для совместной работы в сети Интернет: онлайн-встречи, мгновенные сообщения, групповые чаты и обмен файлами.

 

 

4. TeamViewer

 

TeamViewer поможет напрямую подключаться к другому компьютеру через Интернет и управлять им удаленно. Разумеется, исключительно с согласия другого пользователя! Так появляется возможность, чтобы получить доступ к компьютеру в офисе или организовать удаленное обслуживание оборудования сотрудником ИТ-отдела. TeamViewer поставляется со встроенным видеовызовом, он будет полезен, если нужно обмениваться большими объемами корпоративных данных.

 

Чтобы использовать TeamViewer, придётся установить программное обеспечение на каждом из компьютеров. Процедура простая и понятная даже чайникам. Введите идентификатор пользователя и пароль на каждом компьютер. TeamViewer готов к работе!

 

 

5. Zoom

 

В отличие от универсальных инструментов коммуникации, таких как Slack, Microsoft Teams и Google Hangouts, Zoom разработан специально для конференц-связи и вебинаров. Используйте Zoom для проведения видеоконференций с высоким разрешением видео, аудиоконференций, вебинаров и чатов.

 

Базовая версия бесплатна, включает в себя неограниченные индивидуальные звонки. Групповые встречи ограничены 40 минутами. Нужно больше времени? Переходите на платные тарифы.

 

Три лучших инструмента управления проектами для удаленных команд

Все, кто работают в команде, знают, что успех зависит не только от безупречного общения с коллегами и партнёрами, но от организации совместного доступа к проекту. Каков статус проекта? Кто и за что отвечает? Кто будет работать в следующем проекте? Инструменты управления проектами дают мгновенный обзор для каждого участника, облегчая совместное использование ресурсов и грамотно распределяя рабочую нагрузку.

 

Далее вы узнаете о лучших онлайн-инструментах для организации совместной онлайн-работы. Вы можете удивиться, как же раньше обходились без них!

 

1. Trello

Во многих современных компаниях внешние подрядчики и внутренние сотрудники вместе работают над проектом. Программа Trello лучше всего подходит для организации задач, которые будут видны всем. Как это работает: вы создаете доски (для команд или проектов), затем добавляете задачи (списки) и подзадачи (карточки), а затем добавляете в них членов команды. На карточках Trello можно оставлять комментарии и отмечать других пользователей, загружать файлы, добавлять контрольные списки, ссылаться на документы и прикреплять любые другие цифровые ресурсы, необходимые для работы над проектом.

 

Базовая версия Trello является бесплатной. Если нужны дополнительные функции есть платная версия. Используйте Trello в своем браузере или загрузите мобильное приложение для ПК или смартфона.

 

2. Asana

По аналогии с Trello программа Asana предназначена для управления командными проектами. Для отдельных проектов можно создавать подзадачи и назначать исполнителей. С помощью обзора на доске и графиках удобно отслеживать процесс выполнения проекта и точно знать, как коллеги выполняют свои задачи. Под каждой задачей каждый участник может общаться и обмениваться файлами по этому проекту.

 

Базовая версия Asana бесплатна для 15 участников команды. Для крупных компаний разработаны различные платные тарифы с большим количеством функций.

 

3. Jira

Jira — это инструмент управления проектами, изначально предназначенный для разработки программного обеспечения. Но многие нетехнические отрасли используют инструмент для распределения и организации задач. Программа бережливого управления проектами Jira использует «Что? Кто? Когда?». Как и в случае с предыдущими программами представлен обзор всех задач и проектов, а также статус на доске команды.

 

Jira бесплатна для команд до 10 человек. У платных тарифов стоимость варьируется в зависимости от количества приглашённых пользователей.

 

Если вам не нужен специальный инструмент управления проектами, тогда Google Calendar и Google Tasks являются отличной альтернативой для управления проектами. Эти два сервиса помогут делиться своим графиком и ежедневными задачами с вашей командой.

 

Лучшие облачные приложения для обмена файлами

Конечно, вы все еще можете работать в Word или Excel, а затем сохранять файлы на жесткий диск в обычном режиме. Хотя есть более лучший способ, чтобы поделиться данным с другими людьми. Что, если несколько человек хотят работать над документом одновременно? А как вы отправляете большие файлы? Вот в этих случаях облачный онлайн-офис станет идеальным решением для домашнего офиса!

 

Google Drive: совместная работа в онлайн-режиме

Все клиенты Google автоматически получают доступ к Google Диску. Если у вас нет учетной записи, создайте её бесплатно. С помощью Google Диска можно создавать, редактировать, сохранять и обмениваться файлами в Интернете в различных форматах, включая:

  • Текстовые документы (Google Docs)
  • Таблицы (Google Sheets)
  • Презентации (Google Slides)
  • Диаграммы (Google Drawings).

Первые 15 ГБ хранилища бесплатны!

 

Решили поделиться документом, перейдите в File> Share, чтобы выбрать, кто может получить доступ к файлу и дать разрешение на просмотр, комментирование или редактирование. Это означает, что несколько членов команды будут совместно работать над одним документом.

 

OneDrive: работа из дома с Microsoft Office 365

Пакет Microsoft Office 365 предлагает множество облачных инструментов для совместной работы. Они помогут вашей команде работать вместе из дома. С OneDrive удобно создавать, редактировать, сохранять и обмениваться файлами в различных форматах, включая:

  • Текстовые документы (MS Word)
  • Электронные таблицы (MS Excel)
  • Презентации (MS PowerPoint)
  • Цифровые ноутбуки (OneNote)

И это только основные функции. В Office 365 есть ряд приложений и опций, которые помогут работать продуктивно и с пользой. Потратьте некоторое время на то, чтобы решить, какие приложения и функции будут наиболее полезны для вашей команды.

 

Службы обмена файлами для больших файлов

Когда дело доходит до обмена с другими участниками команды большими изображениями, видео или PDF, пригодятся следующие инструменты:

  • Dropbox
  • WeTransfer
  • Whisply

 

Наилучшие инструменты для отслеживания рабочего времени

Хотите записать, сколько времени вы тратите на отдельные проекты? Тогда выбирайте различные (и часто бесплатных) инструменты:

  • Toggl — бесплатная и простая базовая версия с множеством функций.
  • Clockify — бесплатное приложение Time Tracker с красочной панелью управления.
  • Clockodo — объёмный инструмент для записи рабочего времени малых и средних компаний. Есть 14-дневная бесплатная пробная версия. Далее использование за плату.

 

Другие способы организации домашнего офиса, чтобы сосредоточиться на работе

Это невозможно обойти, ведь отвлекающих факторов дома гораздо больше. Будь наведение порядка или push-уведомление на вашем ноутбуке. Они на каждом шагу будут отвлекать от работы. Борьба с самодисциплиной, мотивацией и концентрацией? Эти приложения помогут целиком сосредоточиться на проекте.

 

Блокировщик сайта

С помощью Freedom можно временно заблокировать доступ в сеть Интернет или отдельные веб-сайты либо приложения на время работы. Например, переключив свой компьютер на режим «Не беспокоить». Просто выберите, как долго вы хотите, чтобы вас не беспокоили, введите свой пароль и нажмите кнопку. Пробный период для Freedom бесплатный. Если понравится, платные тарифы составляют несколько долларов в месяц.

 

Управление перерывом

Во время работы нужны перерывы. Stretchly и Time Out через регулярные промежутки времени напоминают о перерывах на отдых. Вы самыми выбираете, как часто и как долго будете отдыхать.

 

Фокус на музыке

Домашние офисы полны отвлекающих факторов. Генераторы фоновых звуков Focus @ Will и Noisli используют нейробиологические принципы, чтобы улучшить концентрацию. Просто попробуйте!

 

Плейлисты домашнего офиса

Правильная музыка может изменить ваши чувства, даже когда вы работаете. Получите доступ к сервису потоковой передачи музыки, например Spotify или Amazon, наденьте наушники и включите плейлист, который вам подходит. Вы будете удивлены тем, как много успели сделать.

 

Дополнительные советы для успешной домашней работы

Если вы только что перешли на работу из дома, возможно, вы уже столкнулись с некоторыми повседневными вещами, которые ранее воспринимали как должное в офисе. Вот несколько советов, как направить рабочий день в нужное русло. 

  • Создайте здоровую рабочую среду. Самый важный аспект производительной и безопасной рабочей среды — это удобное, эргономичное рабочее место. Если вы уже усовершенствовали свой офис — отлично! В противном случае купите эргономичное офисное кресло. Если нет средств для покупки или недостаточно места для офиса дома, попробуйте использовать подставки для ноутбуков с регулируемой высотой. Они позволяют работать стоя за любым столом. Это маленькие и недорогие устройства по сравнению с новым офисным стулом или письменным столом. Убедитесь, что вы правильно настроили освещение. Возможно, вы не хотите находиться прямо перед окном или, по крайней мере, дайте себе возможность двигаться в течение дня при изменении освещения. Если у вас есть видеозвонки, избегайте яркого света позади. Это сделает ваше лицо тёмным.
  • Делайте регулярные перерывы и оставайтесь активным весь день! Перерывы важны и это не обсуждается. Весь день сидеть за компьютером не выходя из дома и ни с кем не разговаривая — это одинаково плохо для продуктивности или настроения. Всегда делайте короткие перерывы и выходите из дома хотя бы раз в день. В идеале, для простых физических упражнений. Если вы пытаетесь решить сложную проблему, тогда удивитесь, как 30-минутная прогулка поможет увидеть вещи более чётко и найти решение.
  • Установите рабочее время и чётко соблюдайте рабочий график. Попробуйте сохранить время только для работы. Убедитесь, что все в вашей семье знают, когда вы «на работе», и что они не должны вас беспокоить в это время. Это не всегда легко, особенно если вы делите домашний офис со своими детьми. Если у вас есть партнер или один из родителей, который работает дома, попробуйте чередовать свое рабочее время и четко понимать, когда вы доступны, а когда нет. Это поможет оставаться продуктивным и поддерживать здоровый баланс между работой и личной жизнью в долгосрочной перспективе.
  • Знайте, когда взять трубку. Даже со всеми нашими потрясающими онлайн-инструментами иногда лучше просто поговорить. Мы прямо сейчас упускаем обычные человеческие связи. Поэтому разговор по телефону ещё важнее. Телефонный звонок является прямым и личным. Он поможет выдержать вынужденную самоизоляцию и справиться с одиночеством. В большинстве случаев вместо написания длинного и утомительного письма быстрый звонок поможет сэкономить время. Так что поднимите трубку, подключитесь к видеозвонку или запланируйте ежедневную конференцию Zoom со своими коллегами по команде!
  • Избегайте случайных сверхурочных. Когда вы работаете из дома, соблазнительно проверять электронную почту вечером или работать немного дольше, чем обычно. Границы между вашей трудовой жизнью и личной жизнью, естественно, более размыты. Просто выключите компьютер в конце рабочего дня и оставьте проект до следующего дня.

 

 

Вывод

Домашний офис может быть благословением или проклятием. Но с правильными инструментами и достаточной самодисциплиной вы добьётесь больше, чем думаете! Jimdo надеется, что советы для организации домашнего офиса были полезными и несмотря на социальную дистанцию помогли наладить успешную совместную работу.

 

Источник Блог Jimdo

Перевод WaterMillSky

 

 

 


Другие статьи Jimdo

 





Новости поисковых систем

 

 

 

© WaterMillSky 2012-2020

 

 

 

 

Write a comment

Comments: 0